O método GTD (Getting Things Done), criado por David Allen, é uma abordagem para a gestão de tarefas, informações e compromissos. Ele propõe um sistema organizacional que visa aumentar a produtividade, reduzir o estresse e proporcionar uma sensação de controle sobre as demandas diárias.
Para David, a mente deve ser clara como a água. Por isso existem 5 etapas entre captura e gestão das informações que chegam todos os dias, sejam físicas ou digitais.
- CAPTURAR: É a Caixa de Entrada do seu sistema. Consiste em coletar todas as informações, tarefas e ideias que passaram pela sua mente em um sistema confiável, seja por meio de anotações em papel, aplicativos de gerenciamento de tarefas ou qualquer outro método de sua preferência. Dica: Evite usar mais do que dois tipos de ferramenta para captura ou o seu sistema pode virar uma grande confusão de ideias. Use por exemplo um bloco de notas e um aplicativo, mas nunca mais do que isso para que você não tenha um trabalho extra na hora de seguir para a próxima etapa. Quanto menos caixas de entrada você tiver que vasculhar para encontrar pontas soltas, mais fácil será a manutenção do seu sistema.
- ESCLARECER: Nessa etapa, é necessário analisar cada item capturado e determinar uma classificação inicial. Sua anotação é um PROJETO, uma AÇÃO ou um material de REFERÊNCIA? Ter consciência de que tipo de informação você está lidando será crucial para entender que tipo de comportamento você terá à seguir. Lembrando que na filosofia GTD, projetos são qualquer item que requer mais de duas etapas para serem concluídos.
- ORGANIZAR: Após esclarecer as tarefas, é importante organizá-las em diferentes listas ou categorias, com base em contextos específicos, projetos ou prioridades. Isso ajuda a visualizar e priorizar as próximas ações de forma mais eficiente. É neste momento que você ARQUIVA, DELEGA ou determina uma DATA DE CONCLUSÃO. Percorra cada item da sua caixa de entrada e determine o próximo passo:
- Se o item demorar menos de 2 minutos, conclua-o imediatamente.
- Se puder ser delegado, atribua a tarefa a outra pessoa.
- Se for um item de referência não acionável (por exemplo, uma imagem, um artigo, um site…) que você precisará rever mais tarde, arquive-o em materiais de referência ou anexe-o aos comentários da tarefa ou projeto relevante.
- Se o item precisar ser feito em uma data e/ou hora específica, atribua uma data de vencimento para a tarefa.
- Se a tarefa não for mais necessária ou acionável, exclua-a.
- Se uma tarefa exigir mais de uma etapa, crie um projeto para abrigar todos os itens associados a ela e identifique a próxima ação a ser executada para avançar o projeto.
- Seja o mais específico possível ao criar uma tarefa. Ao invés de “Cabelo”, experimente “marcar salão tel.X para casamento as X horas”. Ao detalhar o compromisso dessa forma você inclusive pode lembrar de outra informação relevante que precisa ser levada em consideração, como por exemplo, o tempo de deslocamento ou o vestido para o casamento que precisa buscar antes disso, e assim agendar uma nova tarefa.
- REVISAR: Essa etapa envolve revisar regularmente todas as tarefas e compromissos, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado. Isso inclui realizar revisões periódicas do sistema de organização, estabelecer metas e planejar projetos de longo prazo. Nem sempre as datas que estimamos ou ações se concluem conforme esperávamos, principalmente em tarefas delegadas, por isso é recomendado que seja feita um revisão rápida diariamente nas suas listas e uma revisão mais aprofundada e detalhista uma vez na semana. Dica: Inclua esta revisão e abastecimento do sistema em sua agenda semanalmente, como uma reunião com você mesmo. Sugiro que você faça isso aos domingos ao final do dia ou segunda pela manhã para que possa começar a semana com seu sistema aquecido e focado no que é mais importante.
- ENGAJAR: Por fim, a etapa de engajamento é onde ocorre a execução real das tarefas. Com um sistema organizado e um plano de ação claro, é possível concentrar-se nas tarefas prioritárias e realizar o trabalho de forma produtiva, sem distrações desnecessárias. Você entende e enxerga em seu próprio sistema a diferença entre importante, urgente e ‘delegável’.
Não se assuste! De início essas etapas podem parecer burocráticas e sistemáticas demais, mas à medida que você usa e se habitua com o seu próprio fluxo você percebe que essas decisões são naturais e automáticas e você nem mesmo precisa nomeá-las conscientemente com esses nomes, é apenas a linha natural.
Para quem é o Método GTD:
- Você tem muita informação na cabeça e não souber por onde começar;
- Costuma esquecer compromissos ou tarefas importantes;
- Tem dificuldade no raciocínio lógico e usa de anotações aleatórias como lembretes;
- Você perde o foco rápido fazendo tarefas urgentes mas não importantes;
- Tem múltiplos papéis e atividades diferentes na sua rotina;
- Se sente sobrecarregado com lembretes, notinhas e cadernos espalhados pela casa ou escritório;
- Até anota e cumpre os compromissos, mas sente que passa muito tempo no gerenciamento de todas as informações;
- Costuma se perguntar: Qual o próximo passo? e tem dificuldade em encontrar a resposta.
Se você se identificou com pelo menos uma das respostas acima posso garantir que o método de David Allen pode te apoiar muito e ajudar a gerenciar melhor as tarefas e à cuidar melhor do seu tempo.
A maneira que eu encontrei para implementar o método GTD é através do aplicativo todoist. Um aplicativo que funciona como um caderno de check lists onde você pode escolher prioridades e prazos. Eu utilizo já ha alguns anos e é meu companheiro diário pois me guia em cada tarefa relacionada à todas as areas da minha vida e dos papéis que exerço e é super fácil, leve e prático de usar.
É importante dizer que a chave para o GTD não são as ferramentas específicas que você escolhe, mas os hábitos que emprega diariamente para pensar e priorizar seu trabalho. Sua ferramenta deve ser versátil o suficiente para lidar com projetos mais complexos, mas de manutenção simples o suficiente para quando você está com pouca energia. Pode ser que você se identifique com algum aplicativo, pode ser que prefira um bom e velho caderno de anotações ou planner.
Estes são um bom start.
O objetivo principal do método GTD é criar um sistema confiável de organização que libere a mente de preocupações e permita que você se concentre nas atividades mais importantes e significativas. Ao implementar o GTD, você pode ganhar mais clareza mental, melhorar a produtividade e experimentar uma sensação de controle sobre suas tarefas e compromissos diários.
No livro “A Arte de Fazer Acontecer”, David Allen te mostra o passo a passo de melhorar sua produtividade e eficácia pessoal. O autor fornece uma estrutura clara e detalhada para implementar o método GTD, acompanhada de conselhos e técnicas que podem ser aplicados em qualquer contexto profissional ou pessoal.
O livro destaca a importância de uma mente clara e organizada para alcançar resultados significativos, reduzir o estresse e obter uma sensação de controle sobre as atividades diárias.
Todos que buscam otimizar os seus processos pessoais ou profissionais de gestão de tarefas, deveriam conhecer mais sobre a metodologia do GTD.
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