A organização não deve acontecer somente em closets e gavetas, os arquivos digitais são muito requisitados hoje em dia e fazem cada vez mais parte da nossa rotina, por isso nossa atenção deve ser redobrada para que eles facilitem a vida e não compliquem ainda mais.
Ter os documentos arquivados por data e assunto faz toda a diferença quando estamos trabalhando ou buscando alguma informação importante. Quem nunca perdeu um arquivo digital ou passou horas atrás de um documento que não estava nomeado corretamente e fez perder seu precioso tempo?
Por isso preparei algumas dicas pra você deixar celular e computador prontinhos para um dia a dia organizado e uma rotina mais leve e inteligente:
NO COMPUTADOR
– Crie pastas e subpastas que te auxiliem na organização dos arquivos. Neste momento é importante que você pare e pense numa solução lógica e que lhe auxilie no dia a dia, a dica é SIMPLIFICAR. Não adianta criar categorias demais que você não vai conseguir encontrar depois ou lembrar onde você colocou determinado arquivo, e nem categorias de menos em que você tenha que trabalhar com um volume muito grande de ícones.
Parta do básico e siga essa sugestão para começar:
• Documentos pessoais (cópias de documentos digitalizados, saúde/exames médicos, finanças, faturas digitais…);
• Profissional/Trabalho (pastas por cliente, orçamentos, planilhas de controle, imagens);
• Fotos (separadas por ano e data/evento);
* Dica da Dica! Procure padronizar o nome dos arquivos de acordo com a pasta e subpasta em que se encontra e Evite salvar arquivos com nomes aleatórios só para ser “mais rápido”, isso ainda vai complicar muito a sua vida! Dedique 1 segundo a mais para pensar no nome mais adequado e aí então salve com nome e local a que pertence.
– Reveja os programa no computador e exclua tudo aquilo que você não usa. (Cuidado! Nesta hora nem tudo que a gente não enxerga quer dizer que a gente não use. O sistema operacional utiliza muitos programas para que funcione corretamente, portanto não saia excluindo tudo, se necessário, peça ajuda de um profissional na área para lhe indicar o que é realmente descartável). [falo isso porque essa minha mania de limpeza já me fez excluir algunss programas essenciais e deu pau no pc, hehehe]
– Agora que você já tem uma estrutura mais formada (inclusive você pode agora rascunhar um FLUXOGRAMA dos seus docs), reveja seus desktop e recorte e cole todos os ícones que não sejam programas, como documentos do Word e fotos, em seu devido lugar. Crie atalhos dos programas que você mais utiliza e coloque um wallpaper inspirador para ver o benefício de não ter o seu desktop transbordando de janelinhas inúteis.
– Utilize do wallpaper do desktop pra lhe ajudar a organizar. Alguns vem com divisões próprias de ‘to do list’, ‘para ler’, ‘objetivos da semana’… Os post its virtuais também auxiliam!
– Para continuar a limpeza, certifique-se de fazer backup de todos os documentos importantes. Na nuvem (Google Drive, Dropbox, Icloud, Evernote), pendrive ou em um HD externo você pode salvar tudo e ter os seus arquivos em segurança. Nessa hora, verifique também se não há arquivos duplicados, fotos de má qualidade, pasta de downloads ou documentos obsoletos, e aproveite para jogar tudo fora antes de salvar.
– Programe uma frequência semanal ou mensal (conforme sua demanda) para revisar essa limpeza e refazer o backup.
– Atualize todas as licenças e use os programas pagos!
– Limpe cookies, histórico e lixeira para deixar seu computador rodando rapidinho. Tem programas gratuitos como o PSafe Total, herdProtect ou CCleaner que fazem uma varredura no seu pc pra deixar tudo livre de malwares.
Agora que você já tem tudo organizado no computador é hora de reavaliar seus arquivos no celular.
NO CELULAR
Se você ainda não utiliza nenhum aplicativo de backup (Google Drive, Dropbox, ICloud, etc), confere essas sugestões:
– As telas ‘desktop’ do seu celular devem seguir a mesma lógica do seu computador e auxiliar na sua vida no que se refere a achar com rapidez e eficiência o que você está procurando, portanto comece daí dividindo em subpastas conforme as categorias ‘Jogos’, ‘Taxi Apps’, ‘Finanças Apps’ e etc.
– Reveja todas as galerias, especialmente a do What’s app, exclua e reorganize os documentos e fotos;
– Copie fotos e documentos para a nuvem ou computador e mantenha seu backup atualizado; (Aproveita e clica nesse link pra aprender como fazer backup das conversas do whats app!)
– Revise e exclua todos os ‘comedores de memória’, como conversas de chats, arquivos recebidos que você não precisa mais acessar, vídeos, SMS e histórico de chamadas.
– Acesse sua loja de aplicativos e reavalie o uso e necessidade de cada um, atualize os necessários, exclua os que estão em desuso e procure por novos aplicativos que lhe auxiliem nas tarefas do dia a dia.
– Limpe cookies e memória RAM e corre pro abraço!
– Neste link eu explico o Passo a Passo para Organizar o Android e deixar ele voando!
Todo este processo leva um tempo e dedicação, mas você vai ver que uma vez que você tenha tudo esclarecido mentalmente, o fluxo de documentos e arquivos que você receber a partir de agora já terão destino e espaço. Vale a pena!
Esqueci de alguma dica importante que você utiliza? Comenta aí embaixo e compartilha conosco!
Bom trabalho!
