Organização de Residências
Dicas para manter seus Arquivos Digitais organizados
16 de janeiro de 2016
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Nossa organização não deve acontecer somente em closets e gavetas, os arquivos digitais são muito requisitados hoje em dia e fazem cada vez mais parte do nosso cotidiano, por isso nossa atenção deve ser redobrada para que eles facilitem a vida e não compliquem ainda mais.

Ter os documentos arquivados por data e assunto fazem toda a diferença quando estamos trabalhando ou buscando alguma informação importante. E no final do ano estamos mais propensos a reavaliar itens e colocar no seu devido lugar.

Por isso preparei algumas dicas pra você deixar celular e computador prontinhos pra começar o ano e seus compromissos a todo vapor.

organizar desktop

NO COMPUTADOR

– Crie pastas e subpastas que te auxiliem na organização dos arquivos. Neste momento é importante que você pare e pense numa solução lógica e que lhe auxilie no dia a dia, a dica é SIMPLIFICAR. Não adianta criar categorias de mais que você não vai conseguir encontrar depois ou lembrar onde você colocou determinado arquivo, e nem categorias de menos em que você tenha que trabalhar com um volume muito grande de ícones.

Parta do básico:
• Documentos pessoais (anotações, cópias de documentos, finanças, faturas digitais…),
• Trabalho (pastas por cliente, orçamentos, planilhas de controle, imagens),
• Fotos (separadas por ano e data/evento),
• Músicas (por artistas ou playlists) e etc.
o Dica da Dica! Procure padronizar o nome dos arquivos, de acordo com a pasta e subpasta em que se encontra e Evite salvar arquivos com nomes aleatórios só para ser “mais rápido”, isso ainda vai complicar muito a sua vida! Dedique 1 segundo a mais para pensar no nome mais adequado e aí então salve com nome e local a que pertence.

– Reveja os aplicativos e exclua tudo aquilo que você não usa. (Cuidado! Nesta hora nem tudo que a gente não enxerga quer dizer que a gente não use. O sistema operacional utiliza muitos programas para que funcione corretamente, portanto não saia excluindo tudo, se necessário, peça ajuda de um profissional na área para lhe indicar o que é realmente descartável). [falo isso porque essa minha mania de limpeza já me fez excluir algunss programas essenciais e deu pau no pc, hehehe]

– Agora que você já tem uma estrutura mais formada (inclusive você pode agora rascunhar um FLUXOGRAMA dos seus docs), reveja seus desktop e recorte e cole todos os ícones que não sejam programas, como documentos do Word e fotos, em seu devido lugar. Crie atalhos dos programas que você mais utiliza e coloque um wallpaper inspirador para ver o benefício de não ter o seu desktop transbordando de janelinhas inúteis.

– Utilize do wallpaper do desktop pra lhe ajudar a organizar. Alguns vem com divisões próprias de ‘to do list’, ‘para ler’, ‘objetivos da semana’… Os post its virtuais também auxiliam!

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– Para continuar a limpeza, certifique-se de fazer backup de todos os documentos importantes. Na nuvem (Google Drive, Dropbox, Icloud, Evernote), pendrive ou em um HD externo você pode salvar tudo e ter os seus arquivos em segurança. Nessa hora, verifique também se não há arquivos duplicados, fotos de má qualidade, pasta de downloads ou documentos obsoletos, e aproveite para jogar tudo fora antes de salvar. Programe uma frequência semanal ou mensal (conforme sua demanda) para revisar essa limpeza e refazer o backup.

– Atualize todas as licenças e use os programas pagos.

– Limpe cookies, histórico e lixeira para deixar seu computador rodando rapidinho. Tem programas como o PSafe Total ou o herdProtect que fazem uma varredura no seu pc pra deixar tudo livre de malwares.

organização digital celular

Agora que você já tem tudo organizado no computador é hora de reavaliar seus arquivos no celular.

NO CELULAR

Se você ainda não utiliza nenhum aplicativo de backup (Google Drive, Dropbox, a própria Vivo lançou um novo produto), confere essas sugestões:

– As telas ‘desktop’ do seu celular devem seguir a mesma lógica do seu computador e auxiliar na sua vida no que se refere a achar com rapidez e eficiência o que você está procurando, portanto comece daí dividindo em subpastas conforme as categorias ‘Jogos’, ‘Taxi Apps’, ‘Finanças Apps’ e etc.

– Reveja todas as galerias, especialmente a do What’s app, exclua e reorganize os documentos e fotos;

– Copie fotos e documentos para o computador e mantenha seu backup atualizado,

– Revise e exclua todos os ‘comedores de memória’, como conversas de chats, arquivos recebidos que você não precisa mais acessar, vídeos, SMS e histórico de chamadas.

– Acesse sua loja de aplicativos e reavalie o uso e necessidade de cada um, atualize os necessários, exclua os que estão em desuso e procure por novos aplicativos que lhe auxiliem nas tarefas do dia a dia.

– Limpe cookies e memória RAM e corre pro abraço!

Todo este processo leva um tempo e dedicação, mas você vai ver que uma vez que você tenha tudo esclarecido mentalmente, o fluxo de documentos e arquivos que você receber a partir de agora já terão destino e espaço. Vale a pena!

Esqueci de alguma dica importante que você utiliza? Comenta aí embaixo e compartilha conosco!

Bom trabalho!

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